Gestire il magazzino
La gestione del magazzino è di fondamentale importanza per un'azienda. Al di là delle soglie previste dalla legislazione fiscale, anche per le aziende non strettamente obbligate, da un punto di vista legale, alla tenuta della contabilità di magazzino, è essenziale che i movimenti della merce in entrata ed in uscita, o destinata alla produzione, sia puntualmente rilevato.
Questo per potere tenere costantemente monitorata le quantità di merce presenti (giacenze), le scorte, gli articoli presenti in magazzino e quelli da riordinare, i prezzi, e tutti quegli elementi assolutamente indispensabili nella gestione quotidiana dell'azienda ed inoltre per potere effettuare un inventario con una corretta valorizzazione del magazzino.
Se l'azienda gestisce anche il commercio on-line il magazzino deve essere naturalmente costantemente sincronizzato con la gestione degli e-commerce: è fondamentale che la sincronizzazione avvenga in tempo reale per evitare di vendere on-line articoli che poi non sono disponibili, con ripercussioni negative sull'azienda e sull'esperienza di acquisto da parte dei clienti (purtroppo ci sono ancora diversi siti di e-commerce che non hanno afferatto l'importanza di questo concetto...).
È assolutamente importante che vengano correttamente rilevati anche tutti i movimenti non traslativi della proprietà, come la gestione delle garanzie, i prodotti in lavorazione presso terzi, in riparazione e più in generale eventuali beni in conto vendita, in conto visione, in esposizione e così via. Questo sia per avere le giacenze di magazzino sempre esatte, sia per potere tenere monitorata la documentazione di supporto (DDT, ecc.) ed evitare irregolarità fiscali, sia perché il calcolo della valorizzazione di magazzino deve rifersi solo ed esclusivamente ai beni di proprietà.
L'impostazione della gestione del magazzino deve, tra le altre cose, consentire di individuare agevolmente, anche per masse, gli articoli obsoleti, datati, fuori moda o comunque con un prezzo di mercato inferiore al valore di acquisto: tali articoli, in sede di bilancio, devono infatti essere congruamente svalutati, per espresso obbligo di legge. È paradossale osservare come non osservare questa disposizione di legge, oltre a costituire una violazione che può assumere in certi casi anche rilevanza penale (falso in bilancio), sia anche antieconomico, dovendosi alla fine corrispondere più imposte di quelle invece dovute, oltre a falsare totalmente la redditività della società.
Un punto molto importante è rappresentato dalla gestione degli ordini: sarebbe ideale che il processo possa partire già dagli ordini, invece che direttamente dai carichi/scarichi di magazzino: spesso nelle aziende medio-piccole questo aspetto è sottovalutato, ma gestire gli ordini consente di:
- Anticipare le rilevazioni e velocizzare quindi i carichi / scarichi all'arrivo o all'uscita della merce;
- Ridurre gli errori umani sulle rilevazioni;
- Conoscere per tempo gli impegni finanziari derivanti dagli acquisti effettuati, per potere gestire la liquidità di conseguenza.
Un punto estremamente importante riguardante in magazzino è rappresentato dall'indice di rotazione di magazzino: si tratta del rapporto tra costo del venduto e valore medio delle rimanenze di un determinato periodo, rapportato ai 12 mesi in caso di calcolo infrannuale. Questo dato ci dice quanto ruota il magazzino ed è di fondamentale importanza nella gestione aziendale e nel controllo di gestione. Si tratta di un'informazione correlata al settore in cui opera l'azienda, ma anche alle categorie merceologiche ed alla modalità concreta di esercizio dell'attività, alle strategie commerciali adottate ed a molti altri elementi.
È inoltre necessario confrontare sempre la rotazione del magazzino con i margini di ricarico, in quanto anche se a prima vista potrebbero sembrare due aspetti completamente diversi, in realtà sono due elementi estremamente connessi tra di loro. Il magazzino rappresenta infatti un "investimento" patrimoniale della società, ed infatti in bilancio confluisce nell'attivo; come tutte le attività patrimoniali necessita delle corrispondenti fonti di finanziamento, che al di là del capitale proprio, sono generalmente rappresentati da debiti verso fornitori e banche.
Pertanto minore è la rotazione di magazzino, e quindi il magazzino si "rinnova" con meno frequenza, maggiore è il fabbisogno finanziario, e di conseguenza gli oneri finanziari saranno maggiori: per questo al diminuire della rotazione del magazzino dovrebbero aumentare i margini di ricarico e vice versa, all'aumentare dell'indice di rotazione del magazzino anche margini di ricarico inferiori possono permettere una redditività di buon livello, proprio perché il magazzino si rinnova più frequentemente e quindi lo stesso capitale è in grado di "monetizzarsi" più spesso.
Ultimo, ma non per importanza, è l'attenzione da prestare all'inventario ed alla valorizzazione del magazzino: al di là del software gestionale adottato, risulta fondamentale effettuare periodicamente:
- Una verifica delle giacenze fisiche, a rotazione (ossia ogni volta su articoli diversi, ad esempio in base alle categorie mercelogiche, con frequenza differente in base alla differente rotazione delle diverse categorie);
- Un controllo a campione sulla valorizzazione di alcuni articoli, diversi tra loro, rispetto ai dati di carico ed alle fatture di acquisto: gli algoritmi di valorizzazione (che devono seguire precise modalità di calcolo, FIFO, media ponderata, ecc., in base al metodo scelto dall'azienda tra quelli ammessi dalla legge) sono infatti spesso piuttosto complessi ed è pertanto importante tenere controllato che la valorizzazione sia eseguita correttamente, ovvero di segnalare alla software-house eventuali anomalie da correggere (succede più spesso di quanto non si immagini).
Ecco quindi che una corretta impostazione della gestione del magazzino riveste fondamentale importanza e non può prescindere da un'attenta valutazione dei processi aziendali, né si può in alcun modo prestare ad una gestione approssimativa, che avrebbe conseguenze potenzialmente anche gravi sulla gestione, in quanto il magazzino rappresenta l'elmento spesso principale per la maggior parte delle aziende. Ancora una volta è essenziale che l'impostazione della gestione sia perfettamente calibrata per la specifica realtà aziendale.