La contabilità 4.0

Per contabilità 4.0 intendiamo una gestione amministrativa e contabile totalmente innovativa, nata e concepita in modalità completamente informatica.

Finora la gestione contabile avveniva sì con strumenti informatici, ma l'impostazione era la medesima della contabilità tradizionale: prima nota, riconciliazione estratti conto, stampe contabili per effettuare i controlli, ricerche pressoché manuali all'interno dei dati di gestione.

La disponibilità di dati in formato elettronico e quindi elaborabile, quali fatture, estratti conto bancari, incassi POS, e-commerce, ecc., permette di automatizzare la maggior parte delle registrazioni contabili e di relegare la prima nota alle sole situazioni particolari o anomale. Ancora, l'interscambio dei dati banche-azienda-banca consente non solo di automatizzare la gestione contabile, ma anche di predisporre, dai dati opportunatamente verificati in azienda, con un controllo anche gerarchico di tipo piramidale, dei flussi di pagamento importabili dal Remote Banking di qualsiasi banca.

Il sistema gestionale non è più quindi la trasposizione informatica di un sistema tradizionale, ma acquisisce i dati in maniera innovativa ed in gran parte automatizzata: oltre al colossale risparmio di tempo, in questo modo è possibile implementare una serie di controlli minuziosi sui singoli movimenti, per sottoporre all'attenzione dell'operatore tutte le anomalie da verificare, riducendo drasticamente l'incidenza dell'errore umano.

L'automazione delle operazioni permette di rendere perfino superflui alcuni compiti, come la riconcilazione delle banche, atteso che non solo è tecnicamente possibile automatizzare anche queste operazioni, ma anche perché, grazie ad un importante know-how ragionieristico-informatico sviluppato dalla ns. società, diventa ora possibile avere i mastrini bancari completamente speculari agli estratti conto, mantenendo il rispetto delle corrette date ragionieristiche, che possono logicamente differire dalle date riportate negli estratti conto bancari.

Ancora, nell'ambito del controllo della contabilità non è più necessario perdere tempo cercando e spuntando i vari movimenti dai partitari, essendo possibile impostare su ogni singolo conto una scomposizione automatica dei movimenti nelle singole partite evidenziando quelle aperte e quelle chiuse in maniera veloce, semplice ed automatizzata.

Allo stesso modo tutti i dati devono essere gestiti ed acquisiti il più possibile in formato elettronico: quindi non solo le fatture elettroniche XML (non è difficile, chiunque è in grado di farlo!), ma anche le fatture estere, i movimenti bancari, gli incassi POS e le carte di credito, la gestione del commercio elettronico inclusi i movimenti eBay, PayPal, Amazon Pay, la contabilizzazione delle retribuzioni, solo per fare un esempio.

Seguono a cascata tutte quelle attività a qualsiasi titolo legate alla contabilità come l'impostazione di una pluralità di riclassificazioni per una migliore analisi interna dei dati, alla gestione il più possibile automatizzata dei centri di costo, all'analisi di bilancio per indici e per flussi, inclusa una reportistica anche grafica di facile interpretazione.

Se ieri in un ufficio amministrativo e contabile di un'azienda media erano necessarie più persone di livello diverso, generalmente un responsabile dell'amministrazione e della contabilità aziendale e delle persone di supporto di livello inferiore per gestire i compiti più semplici e ripetitivi, oggi l'altissimo livello di automazione raggiungibile sostituisce il personale meno specializzato, i cui compiti sono ora svolti dalla macchina, mentre il personale in essere viene valorizzato al meglio in ambiti più produttivi, in primis nel controllo di gestione, affinché l'azienda possa comprendere meglio dove guadagna e dove perde ed analizzare compiutamente i dati di gestione.

Le procedure di controllo di una contabilità 4.0 non si limitano naturalmente al solo ambito amministrativo e contabile, ma si estendono a tutti quei controlli a cui la contabilità è indissolubilmente legata, come ad esempio al controllo, almeno per masse, tra i carichi di magazzino e gli acquisti rilevati in contabilità.

Ultimo, ma non per importanza, la gestione documentale e l'achiviazione, che deve essere impostata in modalità informatica ed interattiva nel sistema gestionale, per potere visualizzare a video tutto ciò che occorre.

Contrariamente a quanto molti pensano, l'automazione non riduce i posti di lavoro, semplicemente li indirizza a compiti nuovi e più evoluti, che oggi sono spesso trascurati proprio per mancanza di tempo, perché con un sistema di stampo tradizionale si fatica a stare dietro a tutto e spesso le PMI hanno difficoltà ad implementare un sistema di analisi e di controllo di gestione al loro interno.

Alla base di tutto, tuttavia, affinché si possa impostare una contabilità di stampo moderno, una vera e propria contabilità 4.0, occorre tuttavia prestare moltissima attenzione nell'impostazione dei processi interni aziendali: spesso, ancora oggi, c'è troppa dispersione e/o mancanza di procedure chiare e precise, ed in molte aziende mancano le parole chiave nella gestione che sono sempre: metodo, sistema, organizzazione.

In poche parole, si automatizza bene solamente ciò che è gestito bene a monte, mentre se manca un'impostazione precisa nel come gestire i vari compiti, nel rapportarsi con i propri clienti e fornitori, o con le banche, tutto rischia di venire gestito ogni volta in modo differente, spesso poco automatizzabile.

In sintesi possiamo dire che l'automazione non è solo questione di software, o di intelligenza artificiale, ma dell'unione e del coordinamento tra loro del software e dell'impostazione della gestione aziendale: solo allora potremo avere realmente adottato una vera e propria contabilità 4.0 in azienda.